Medienbrüche
Agenda in einem Dokument, Notizen im Notizbuch, Protokoll im Postfach: Jeder Schritt erzeugt Nacharbeit.
Plattform · Modul
Protokollmanagement mit winplan: von der Agenda bis zum revisionssicheren Protokoll.
Mit dem Protokollmanagement von winplan erfassen Sie Besprechungsergebnisse und Ziele schnell und verbindlich für alle Beteiligten. winplan erstellt das revisionssichere PDF, versendet es und verfolgt offene Punkte konsequent weiter, für Besprechungen ebenso wie für Abnahmen.
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konform
- Persönlicher Ansprechpartner
Das Problem bei Besprechungsprotokollen
Warum Protokolle im Bau oft im Sand verlaufen.
Bei vielen Planungs- und Baubesprechungen mit unterschiedlichen Akteuren müssen Ergebnisse effizient protokolliert und konsequent koordiniert werden.
Offene Punkte gehen verloren
Was in der Besprechung vereinbart wurde, taucht in der nächsten oft nicht mehr auf und niemand weiß, wer zuständig ist.
Streit über den Wortlaut
Wenn Fassungen kursieren und nachträglich geändert werden, fehlt der verbindliche Nachweis, was beschlossen wurde.
So funktioniert es
Von der Besprechungsplanung zum finalen Protokollversand.
winplan begleitet jede Besprechungsrunde in drei Phasen.
- Vor der Besprechung
Sie erstellen die Agenda und verteilen Informationen vorab.
- Während der Besprechung
Wichtige Ergebnisse protokollieren Sie in Echtzeit.
- Nach der Besprechung
Sie arbeiten das Protokoll in Ruhe nach, stimmen es ab und finalisieren es. winplan erstellt das revisionssichere PDF und versendet es.
Funktionen
Was Protokollmanagement in winplan umfasst.
Von der Protokollserie bis zur To-Do-Liste: die Funktionen im Überblick.
Eigene Protokollserie je Runde
Ob Jour Fixe von Bauherren und Planern oder Besprechungen zwischen Bau und Mietern: Jede Runde erhält eine eigene Serie mit individuellem Layout.
Daten übernehmen
Neue Protokolle werden der passenden Serie zugewiesen. Daten aus bestehenden Protokollen lassen sich übernehmen.
Nummerierte Tagesordnungspunkte
Alle Punkte eines Themas werden fortlaufend geführt und eindeutig nummeriert. Bei Änderung entsteht eine neue Version, die Historie bleibt bestehen.
Offene Punkte automatisch übernommen
Unerledigte Punkte erscheinen in der nächsten Besprechung, bis sie abgeschlossen sind.
Zurückstellen und reaktivieren
Ändern sich Prioritäten, stellen Sie einzelne Punkte zurück und aktivieren sie bei Bedarf wieder.
Verteilung als Agenda, Vorabzug oder Protokoll
winplan übernimmt den Versand in jeder Phase der Besprechung.
Aufgaben in der To-Do-Liste
Jeder Beteiligte erhält seine Aufgaben direkt in der To-Do-Liste, die Projektsteuerung behält den Überblick.
Revisionssichere PDFs
Nach Abschluss entsteht automatisch ein PDF aus der Protokollvorlage. Nachträgliche Änderungen sind nicht mehr möglich.
Protokollserie · Jour Fixe
1.1 Planstand AusführungErledigt
1.2 Terminplan abstimmenOffen
2.1 Mängel AußenanlagenOffen
2.2 BemusterungZurückgestellt
Offene Punkte werden in die nächste Besprechung übernommen.
Für wen
Für Rollen, die Besprechungen führen und nachverfolgen.
Zusammenspiel der Module
Protokolle stehen nicht allein im Projektraum.
Aufgaben, Mängel und Bautagebuch greifen auf dieselben Projektdaten zu.
Häufige Fragen
Fragen zum Protokollmanagement mit winplan.
Weitere Fragen beantworten wir gern in einem persönlichen Gespräch.
Kontakt aufnehmenWie wird das Protokollieren in der Besprechung unterstützt?
winplan hilft bei Agenda und Vorabversand, ermöglicht das Protokollieren in Echtzeit und das Nacharbeiten im Anschluss. Das Layout passen wir an Ihre Anforderungen an.
Was passiert mit offenen Punkten?
Offene Punkte werden automatisch in die nächste Besprechung übernommen und bleiben präsent, bis sie abgeschlossen sind. Die zuständigen Personen erhalten sie in ihrer To-Do-Liste.
Kann ein fertiges Protokoll nachträglich geändert werden?
Nein. Mit Abschluss erstellt winplan ein revisionssicheres PDF auf Basis der Protokollvorlage, danach sind Änderungen nicht mehr möglich.
Eignet sich das Modul auch für Abnahmen?
Ja, das Protokollmanagement ist für Besprechungen und Abnahmen vorgesehen. Wie Sie Abnahmeprotokolle konkret aufsetzen, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Sehen Sie winplan an Ihrem Projekt.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die passenden Abläufe – unverbindlich und mit Blick auf Ihr Projekt.