Ablage ohne gemeinsame Struktur
Jedes Büro legt anders ab. Unterlagen verteilen sich über Laufwerke, Postfächer und Transfer-Links und sind schwer wiederzufinden.
Plattform · Modul
Dokumentenmanagement mit winplan: Dokumentenlenkung für das gesamte Bauprojekt.
Dokumentenmanagement mit winplan ordnet Pläne und Dokumente in einer einheitlichen Projektablage. Versionen, Status und Rollenrechte sorgen dafür, dass jeder Beteiligte das Richtige sieht und dass sich jeder Stand nachweisen lässt.
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konform
- Persönlicher Ansprechpartner
Das Problem in der Projektablage
Was Dokumentenlenkung im Bau erschwert.
Bauprojekte erzeugen Unterlagen von vielen Beteiligten. Ohne gemeinsame Struktur wächst die Ablage ungeordnet.
Unklar, welche Fassung gilt
Mehrere Fassungen desselben Dokuments kursieren parallel. Welche verbindlich ist, bleibt offen.
Zugriff zu grob oder zu aufwendig
Entweder sehen alle alles, oder Unterlagen werden einzeln per E-Mail an ausgewählte Beteiligte verschickt.
So funktioniert es
Von der Struktur bis zur Freigabe an Beteiligte.
So bauen Sie die Projektablage in winplan auf.
- Struktur und Rechte festlegen
Im Kick-Off werden Ablagestruktur, Workflows und Berechtigungsmodell mit Ihnen aufgesetzt.
- Beteiligte einbinden
Beteiligte erhalten Rolle und Funktion mit genauen Zugriffsberechtigungen. Feste Beteiligtengruppen erleichtern den Versand.
- Dokumente einstellen und lenken
Dokumente erhalten Version und Status. Pakete geben einzelne Unterlagen gezielt an ausgewählte Teilnehmer frei.
Funktionen
Was Dokumentenmanagement in winplan umfasst.
Pläne und Dokumente werden im selben Projektraum nach denselben Regeln verwaltet.
Einheitliche Ablagestrukturen
Dokumente werden anhand ihrer Eigenschaften in einheitlichen Strukturen organisiert, nach Ihren Plannummern- und Ablageschemata.
Versionen und Status
Versionierung und Statuskennzeichnung zeigen, welche Fassung aktuell ist und wie sie weiterverwendet werden darf.
Filter und Suche
Über Filterfunktionen finden Sie Dokumente und Pläne gezielt, ohne Ordner zu durchsuchen.
Rollenbasierte Rechte
Beteiligte erhalten nur Zugriff auf relevante Bereiche. Teammitglieder derselben Rolle haben gleiche Berechtigungen.
Pakete für gezielte Freigabe
Einzelne Pläne und Dokumente lassen sich zu Paketen bündeln und nur an bestimmte Teilnehmer freigeben.
Versand per Downloadlink
Dokumente beliebiger Größe und Anzahl werden per Downloadlink verschickt. Aufgaben verwalten Sie im System.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Alle Aktionen und Prozesse werden aufgezeichnet. Ältere Versionen und Daten bleiben abrufbar.
Im Browser und mobil
Zugriff von Büro, Baustelle und unterwegs, im Browser ohne Installation und per App für Android und iOS.
Rollen & Berechtigungen
BereichLesenPrüfenFreigebenPläne✓✓✓Dokumente✓✓–Gutachten✓––
Paket · AusführungsunterlagenGeteilt
Paket · PrüfunterlagenIn Prüfung
Für wen
Für Rollen, die Unterlagen lenken und nachweisen müssen.
Zusammenspiel der Module
Dokumente hängen im Projektraum zusammen.
Protokolle, Mängel und Bautagebuch verweisen auf dieselben Unterlagen.
Häufige Fragen
Fragen zum Dokumentenmanagement mit winplan.
Weitere Fragen beantworten wir gern in einem persönlichen Gespräch.
Kontakt aufnehmenWas unterscheidet winplan von einer allgemeinen Dateiablage?
winplan ist für den Bau ausgelegt: Plannummernschemata, Versionen, Statuskennzeichnung, Rollenrechte und dokumentierter Versand gehören zum System. Eine allgemeine Ablage bildet das nicht ab.
Wer sieht welche Dokumente?
Das legen Sie über Rollen und Zugriffsberechtigungen fest. Beteiligte sehen nur die für sie freigegebenen Bereiche, einzelne Unterlagen lassen sich über Pakete gezielt freigeben.
Werden Dokumente gelöscht oder überschrieben?
Neue Fassungen erhalten eine neue Version, ältere Stände bleiben abrufbar. Aktionen und Prozesse werden lückenlos aufgezeichnet.
Kann ich Dokumente ohne E-Mail-Anhänge versenden?
Ja. Dokumente beliebiger Größe und Anzahl gehen per Downloadlink an die Beteiligten, das entlastet auch Ihr lokales Postfach.
Sehen Sie winplan an Ihrem Projekt.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die passenden Abläufe – unverbindlich und mit Blick auf Ihr Projekt.