Bautagebuch-Software: So wichtig ist Common Data Environment (CDE)

Im vorigen Artikel wurde dargestellt, wie wichtig das Thema Bautagebuch bei der Erstellung eines Bauwerks ist, welche gesetzlichen Grundlagen es gibt und was die Bestandteile eines Bautagebuchs sind. Nun soll erläutert werden, wie man diese Themen softwarebasiert bearbeiten kann.

Das Führen eines Bautagebuchs auf der Baustelle ist eine Tätigkeit, die man gut mit einem Projektraum / Common Data Environment (CDE) durchführen kann.

Tägliche Einträge: Das Modul sollte tägliche Bautagebucheinträge ermöglichen. Diese Einträge können Informationen über den Baufortschritt, Arbeitsaktivitäten, Wetterbedingungen, Besprechungen, Änderungen oder Probleme enthalten. Im Normalfall werden die Einträge für das digitale Bautagebuch über eine App auf dem Smartphone oder Tablet vorgenommen. Dabei kann die Sprachumwandlungsfunktion des jeweiligen Gerätes genutzt werden. Es sollte jedoch auch immer die Möglichkeit geben, die Einträge in einer webbasierten Desktop-Oberfläche nachzubearbeiten.

Kategorisierung und Verknüpfung: Das Modul sollte es ermöglichen, die Bautagebucheinträge nach verschiedenen Kategorien zu filtern, wie z. B. Datum, Gewerk, Standort oder beteiligte Parteien. Ferner sollte es die Möglichkeit geben, Einträge mit anderen relevanten Dokumenten oder Modellinformationen zu verknüpfen, um eine umfassende Datenverbindung zu ermöglichen. Schließlich sollte es möglich sein, Baustellenbilder und Fotos von besonderen Situationen aufzunehmen und zu verknüpfen.

Personalstand auf der Baustelle: Pro auf der Baustelle anwesender Firma sollte es einen Eintrag im Bautagebuch geben, einschließlich der Anzahl der anwesenden Personen und ggf. der zugehörigen Qualifikationen. Auch den Firmeneinträgen können Bilder/Fotos zugeordnet werden. Dies ist kein Problem, da das Bautagebuch mobil verwendet wird.

Zugriffssteuerung: Es ist wichtig, dass das Modul eine flexible Zugriffssteuerung bietet. Bestimmte Einträge können nur für bestimmte Projektbeteiligte sichtbar sein, während andere für das gesamte Team zugänglich sind. Dies gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen.

Benachrichtigungen und Kommentare: Das Modul sollte Benachrichtigungen über neue Einträge oder Aktualisierungen senden können. Das heißt, auch das Bautagebuch wird in den Workflow eingebunden und man definiert einen eigenen Workflow (Verteilermatrix) für das Bautagebuch. Möchte man ermöglichen, dass Anmerkungen zu dem Bautagebuch gemacht werden sollen, kann der Workflow entsprechend gestaltet werden.

Such- und Filterfunktionen: Eine leistungsstarke Such- und Filterfunktion ist unerlässlich, um Bautagebucheinträge schnell und effizient zu finden. Die Möglichkeit, nach Schlüsselwörtern, Datumsbereichen, Kategorien oder anderen relevanten Kriterien zu suchen, erleichtert die Navigation und den Zugriff auf die benötigten Informationen.

Berichterstellung: Wenn die digitalen Bautagebuch-Daten erst einmal in dem Projektraum abgelegt sind, ist dies zur Dokumentation eigentlich ausreichend. Trotzdem ist man es oft noch gewohnt, dass Bautagebücher eine gewisse Form haben, die man bei Bedarf auch ausdrucken und ablegen kann. Daher ist es wichtig, dass die Daten des Bautagebuchs in eine PDF-Datei überführt werden können, wobei das Layout dieser Datei über eine Vorlagedatei (Template) frei definierbar sein sollte.

Digitale Signatur: In analogen Zeiten wurden Bautagebücher vom verantwortlichen Bauleiter unterschrieben. Im digitalen Zeitalter kann das digitale Bautagebuch mit einer qualifizierten digitalen Signatur unterschrieben werden, die auch Rechtskraft besitzt.

Die beste Lösung ist, das Thema Bautagebuch gemeinsam mit den anderen Themen Plan- und Dokumentenmanagement, Mängelverfolgung, BIM und ggf. weiteren Funktionen in einem Projektraum / Common Data Environment zu behandeln. Dann können Querverweise zwischen den einzelnen Objekten (Plänen, Dokumenten, Modellen, Fotos) hergestellt werden, die Beteiligteninformationen und der Workflow für alle Module gleichermaßen genutzt werden.

Mit unserem Werkzeug winplan 2.0 unterstützen wir Sie gerne bei der Erfassung, Ablage und Auswertung Ihrer Bautagebücher und stellen Ihnen alle oben genannten Funktionen zur Verfügung. Wir sorgen für einen geordneten Workflow und eine rechtssichere, digitale Dokumentation.